Informativa sulla privacy di Kia

Chi è responsabile di cosa

• NOVIAMIND, société par actions simplifiée (SAS) con capitale di 1 000 EUR, 18 rue Masséna, Bureau 3, 06000 Nizza, Francia, iscritta al RCS di Nizza con il numero 989 166 848, rappresentata dal Presidente Elio D’Agostino. Contatto: privacy@ciaoalfred.com.
• Per i dati dei pazienti, il medico o lo studio è titolare del trattamento; NOVIAMIND agisce come responsabile del trattamento (GDPR art. 28), su istruzione dello studio e secondo il contratto approvato nell’applicazione per il paese dello studio. Per i dati dell’account del medico (identità, accesso, fatturazione), NOVIAMIND è titolare.
• Kia non formula diagnosi, non propone terapie e non prende decisioni cliniche: decide il medico.

Dati trattati

• Account del medico: email, numero di telefono verificato, nome, paese, specializzazione, forma di esercizio, convenzione, numero di iscrizione all’Ordine, lingua, preferenze.
• Studio: identità legale dello studio, documenti contrattuali approvati e relative ricevute.
• Dati dei pazienti, solo dopo l’apertura della funzione per lo studio: identità, contatti, data di nascita, referti e appuntamenti inseriti dal medico. Sono dati relativi alla salute (GDPR art. 9) trattati su istruzione del medico.
• Registro: accessi, azioni amministrative e, all’apertura delle funzioni cliniche, ogni consultazione, creazione, modifica, esportazione e cancellazione di una cartella.
• Dati tecnici: log di sicurezza e funzionamento, senza contenuto clinico.

Hosting e sicurezza

• Kia è ospitata su Google Cloud in Belgio (regione europe-west1): applicazione su Cloud Run, database medico su Cloud SQL, copie di sicurezza cifrate su Cloud Storage, tutto nell’Unione europea. I servizi usati sono elencati nel certificato HDS v2.0 di Google (n. 2022-013, attività 1–5); la certificazione HDS di NOVIAMIND è in corso. Kia non si dichiara conforme né certificata finché questi passaggi non sono acquisiti.
• L’identità del medico (email, telefono, fattori di accesso) è gestita da Supabase in Irlanda; nessun dato di pazienti vi è conservato.
• Cifratura in transito e a riposo, separazione per studio nel database, accesso con email e poi SMS obbligatorio, copia di sicurezza quotidiana cifrata con ripristino testato. Nessuno in NOVIAMIND accede ai contenuti clinici senza una necessità tecnica documentata e registrata.

Intelligenza artificiale

• Aggiornamento del 12 ottobre 2026. Finalità: l’unica funzione di IA di Kia riordina un resoconto già scritto o dettato dal medico, su sua richiesta. Non aggiunge informazioni, non formula diagnosi, non propone terapie né codifiche, non riassume né interpreta; una richiesta che esce da questa finalità viene rifiutata prima di qualsiasi invio al modello.
• Fornitore e luogo: Vertex AI (Google), endpoint multiregionale dell’Unione europea («eu»), senza memorizzazione in cache delle richieste, senza grounding né ricerca web, senza strumenti. Viene inviato solo il testo del resoconto selezionato, senza nome né cartella del paziente; le richieste non servono all’addestramento dei modelli.
• Tracciabilità e rilettura: ogni proposta è una bozza contrassegnata «generata dall’IA» con il modello, la versione servita, l’impronta dell’istruzione e la data. Un controllo segnala al medico numeri, date o farmaci aggiunti o mancanti. Nulla viene salvato senza rilettura e conferma del medico; il resoconto salvato conserva il contrassegno dell’IA, il modello e la data di conferma. La decisione clinica resta del medico.
• Italia: la legge n. 132/2025 (art. 7) prevede che in sanità l’IA resti un supporto alla decisione del medico e che il paziente sia informato del suo impiego; Kia fornisce allo studio il relativo testo di informativa per i pazienti.
• La funzione è chiusa finché non è qualificata.
• Le ricerche nelle fonti ufficiali (CIMA, PubMed) partono solo con parole chiave generiche: Kia rifiuta ogni richiesta che sembri contenere nome, data di nascita o codice identificativo di un paziente.

Sub-responsabili e trasferimenti

Conservazione

• I dati dei pazienti sono conservati secondo la durata del paese dello studio e la regola fissata dal medico; Kia non effettua mai cancellazioni automatiche: Italia, senza scadenza per impostazione predefinita, almeno 10 anni dall’ultima prestazione se il medico fissa una durata; Francia, 20 anni dall’ultima presa in carico (proroga per i minori, 5 anni in base attiva poi archivio); Spagna, 15 anni per impostazione predefinita secondo la comunità autonoma, mai meno di 5 anni, con blocco prima di qualsiasi distruzione.
• Il registro delle consultazioni delle cartelle è conservato 24 mesi. Il registro della piattaforma (metadati di accesso e amministrazione) è conservato 90 giorni. Le copie di sicurezza cifrate sono conservate 30 giorni.
• L’account del medico è conservato finché attivo; alla fine del contratto lo studio esporta i propri dati e sceglie restituzione o cancellazione, salvi gli obblighi legali di conservazione.

Diritti dei pazienti

• I pazienti esercitano i loro diritti (accesso, rettifica, cancellazione nei limiti della conservazione obbligatoria, limitazione, opposizione, portabilità) presso il proprio medico, titolare del trattamento. Kia fornisce al medico l’esportazione di un paziente, la rettifica con annotazione datata e la vista degli accessi alla cartella. NOVIAMIND assiste il medico e non risponde direttamente ai pazienti, salvo istruzione del medico.
• Reclamo: Garante per la protezione dei dati personali (Italia), CNIL (Francia), Agencia Española de Protección de Datos (Spagna).

Diritti del medico

Incidenti

Paesi e apertura

Modifiche