Politique de confidentialité de Kia

Qui est responsable de quoi

• NOVIAMIND, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 1 000 EUR, 18 rue Masséna, Bureau 3, 06000 Nice, France, immatriculée au RCS de Nice sous le numéro 989 166 848, représentée par son Président, Elio D’Agostino. Contact : privacy@ciaoalfred.com.
• Pour les données des patients, le médecin ou le cabinet est responsable du traitement ; NOVIAMIND agit comme sous-traitant (RGPD art. 28), sur instruction du cabinet et selon le contrat approuvé dans l’application pour le pays du cabinet. Pour les données du compte du médecin (identité, connexion, facturation), NOVIAMIND est responsable du traitement.
• Kia ne rend aucun diagnostic, ne propose aucun traitement et ne prend aucune décision clinique : le médecin décide.

Données traitées

• Compte du médecin : email, numéro de téléphone vérifié, nom, pays, spécialité, forme d’exercice, conventionnement, numéro d’ordre, langue, préférences.
• Cabinet : identité légale du cabinet, documents contractuels approuvés et leurs reçus.
• Données des patients, uniquement une fois la fonction ouverte pour le cabinet : identité, coordonnées, date de naissance, comptes rendus et rendez-vous saisis par le médecin. Ces données sont des données de santé (RGPD art. 9) traitées sur instruction du médecin.
• Journal : connexions, actions administratives et, à l’ouverture des fonctions cliniques, chaque consultation, création, modification, export et suppression d’un dossier.
• Données techniques : journaux de sécurité et de fonctionnement, sans contenu clinique.

Hébergement et sécurité

• Kia est hébergé chez Google Cloud en Belgique (région europe-west1) : application sur Cloud Run, base de données médicale sur Cloud SQL, sauvegardes chiffrées sur Cloud Storage, le tout en Union européenne. Les services utilisés figurent au certificat HDS v2.0 de Google (n° 2022-013, activités 1 à 5) ; la certification HDS de NOVIAMIND est en cours. Kia ne se déclare ni conforme ni certifié tant que ces étapes ne sont pas acquises.
• L’identité du médecin (email, téléphone, facteurs de connexion) est gérée par Supabase en Irlande ; aucune donnée de patient n’y est stockée.
• Chiffrement en transit et au repos, cloisonnement par cabinet dans la base de données, connexion par email puis SMS obligatoire, sauvegarde quotidienne chiffrée dont la restauration est testée. Personne chez NOVIAMIND n’accède aux contenus cliniques hors nécessité technique documentée et journalisée.

Intelligence artificielle

• Mise à jour du 12 octobre 2026. Finalité : la seule fonction d’IA de Kia met en forme un compte rendu déjà rédigé ou dicté par le médecin, à sa demande. Elle n’ajoute aucune information, ne pose aucun diagnostic, ne propose ni traitement ni codage, ne résume ni n’interprète ; une demande qui sort de cette finalité est refusée avant tout envoi au modèle.
• Fournisseur et lieu : Vertex AI (Google), point de terminaison multirégional de l’Union européenne (« eu »), sans mise en cache des requêtes, sans ancrage (grounding) ni recherche web, sans outil. Seul le texte du compte rendu sélectionné est envoyé, sans nom ni dossier du patient ; les requêtes ne servent pas à l’entraînement des modèles.
• Traçabilité et relecture : chaque proposition est un brouillon marqué « généré par IA » avec le modèle, sa version servie, l’empreinte de l’instruction et la date. Un contrôle signale au médecin les nombres, dates ou médicaments ajoutés ou manquants. Rien n’est enregistré sans relecture et validation du médecin ; le compte rendu enregistré garde la marque de l’IA, le modèle et la date de validation. La décision clinique reste celle du médecin.
• Italie : la loi n° 132/2025 (art. 7) prévoit qu’en santé l’IA reste un appui à la décision du médecin et que le patient soit informé de son utilisation ; Kia fournit au cabinet le texte d’information des patients correspondant.
• Cette fonction est fermée tant qu’elle n’est pas qualifiée.
• Les recherches dans les sources officielles (CIMA, PubMed) ne partent qu’avec des mots-clés génériques : Kia refuse toute requête qui semble contenir le nom, la date de naissance ou le numéro d’identification d’un patient.

Sous-traitants et transferts

Conservation

• Les données des patients sont conservées selon la durée du pays du cabinet et la règle fixée par le médecin ; Kia n’effectue jamais de suppression automatique : France, 20 ans après la dernière prise en charge (prorogation pour les mineurs, 5 ans en base active puis archive) ; Italie, sans échéance par défaut, au minimum 10 ans après la dernière prestation si le médecin fixe une durée ; Espagne, 15 ans par défaut selon la communauté autonome, jamais moins de 5 ans, avec blocage avant toute destruction.
• Le journal des consultations des dossiers est conservé 24 mois. Le journal de la plateforme (métadonnées de connexion et d’administration) est conservé 90 jours. Les sauvegardes chiffrées sont conservées 30 jours.
• Le compte du médecin est conservé tant qu’il est actif ; à la fin du contrat, le cabinet exporte ses données et choisit leur restitution ou leur suppression, sous réserve des obligations légales de conservation.

Droits des patients

• Les patients exercent leurs droits (accès, rectification, effacement dans les limites de la conservation obligatoire, limitation, opposition, portabilité) auprès de leur médecin, responsable du traitement. Kia fournit au médecin l’export d’un patient, la rectification par avenant daté et la vue des accès à son dossier. NOVIAMIND assiste le médecin et ne répond pas directement aux patients, sauf instruction du médecin.
• Réclamation : CNIL (France), Garante per la protezione dei dati personali (Italie), Agencia Española de Protección de Datos (Espagne).

Droits du médecin

Incidents

Pays et ouverture

Modifications